Najlepszy CRM dla Freelancera – łatwy start z CRM

Kiedy zaczynałem swoją przygodę z freelancingiem, wszystkie dane trzymałem w Excelu. Klienci, projekty, numery telefonów, notatki – wszystko w jednej tabelce. Brzmi znajomo? Na początku to działało. Czułem, że mam kontrolę. Jednak z czasem Excel stał się moim największym wrogiem. Mnóstwo zakładek, formuły, które łatwo było przypadkiem skasować, i chaos w zadaniach, które powinienem realizować na czas.

Wtedy zacząłem rozglądać się za czymś prostym. Nie potrzebowałem ogromnego systemu typu „kombajn”. Chciałem tylko narzędzia, które pomoże mi lepiej ogarniać klientów, bez całej otoczki w postaci zaawansowanych modułów. Właśnie wtedy trafiłem na CRM dla Freelancera, a dokładniej – Bigin CRM.

Już na starcie poczułem ulgę. System nie próbował przytłoczyć mnie dziesiątkami funkcji, jak niektóre programy. Zamiast tego dostałem intuicyjny interfejs, prostą obsługę i darmowy plan, który na początek w zupełności wystarczył.

Bigin CRM – najprostszy CRM dla jednej osoby

Kiedy mówię „najprostszy CRM”, mam na myśli naprawdę intuicyjne rozwiązanie. W Bigin CRM nie ma modułów, które dla freelancera są kompletnie zbędne – żadnych wirtualnych dysków, zaawansowanego zarządzania projektami czy rozbudowanej współpracy zespołowej.

Czy to wada? Moim zdaniem wręcz przeciwnie. To ogromna zaleta.
Dlaczego? Bo kiedy zaczynasz jako solo przedsiębiorca, nie potrzebujesz dodatkowych komplikacji. Zamiast uczyć się systemu tygodniami, możesz wejść i od razu działać.

Co najbardziej mi się spodobało:

• Darmowy plan – wystarczający na początek.
• Łatwy interfejs – zero przekombinowania.
• Proste dodawanie klientów – wszystko w jednym widoku.
• Lejek sprzedaży – wizualne przedstawienie etapów mojej pracy z klientem.
• Automatyzacje – drobne lecz istotne

Dzięki temu mogłem wreszcie przejść krok dalej od Excela, ale nie przeskoczyć od razu w kosmos. Bo prawda jest taka, że wielu freelancerów szuka CRM dla jednej osoby, a nie systemu korporacyjnego.

CRM jako naturalny krok dalej od Excela

Jeśli trzymasz swoje dane w arkuszach, to pewnie znasz ten scenariusz: klient dzwoni, a Ty gorączkowo przewijasz plik w poszukiwaniu jego danych. Albo wprowadzasz ręcznie notatki i po tygodniu już nie pamiętasz, co miałeś zrobić.

Tak właśnie wyglądało moje życie, dopóki nie przesiadłem się na Bigin CRM. To był dla mnie CRM krok dalej od Excel, ale nie gigantyczny przeskok, który mnie przytłoczył.

Dlaczego to ważne?
Bo w wielu przypadkach freelancer nie potrzebuje zaawansowanych funkcji, które oferują inne systemy. Najprostszy CRM jest idealnym rozwiązaniem. Nie zabiera Ci czasu na naukę, tylko pozwala skupić się na pracy.

Co zyskałem po przejściu z Excela na CRM?

• Jasny lejek sprzedaży, który pokazuje mi, na jakim etapie jest klient.
• Automatyczne przypomnienia o zadaniach.
• Możliwość szybkiego wyszukania kontaktu.

I to wszystko bez poczucia, że muszę opanować rakietę kosmiczną.

Automatyzacje i ekosystem ZOHO

Jednym z największych zaskoczeń dla mnie było to, że Bigin nie działa w próżni. Należy do ogromnego ekosystemu ZOHO. A Zoho to gigant – platforma, która ma dziesiątki różnych aplikacji.

Dzięki temu, jeśli kiedyś będziesz chciał zrobić krok dalej, masz dostęp do narzędzi takich jak:

• Zoho Flow – system automatyzacji, który działa podobnie do Make.com, a w niektórych przypadkach jest nawet prostszy.
• Zoho Survey – możliwość tworzenia ankiet.
• Zoho Projects – gdy kiedyś pojawią się bardziej złożone projekty.

Przykład z życia: zrobiłem ankietę dla klienta. Normalnie musiałbym ręcznie sprawdzać odpowiedzi, potem logować się do CRM, tworzyć kontakt i dodawać go do lejka sprzedaży. Brzmi jak strata czasu, prawda?

Z pomocą Zoho Flow udało się to zautomatyzować:

1. Klient wypełnia ankietę.
2. System sprawdza, czy jest już w CRM.
3. Jeśli nie – tworzy nowy kontakt.
4. Automatycznie dodaje go do lejka sprzedaży.

Kiedyś takie rzeczy zajmowałyby mi godzinę tygodniowo. Teraz dzieją się same. To właśnie jest przewaga CRM do automatyzacji.
A najlepsze, że to dopiero początek! – Możliwości automatyzacji w małej firmie też są ogromne. Na podstawie ankiety sztuczna inteligencja może przygotować atrakcyjną ofertę, którą wystarczy, że zatwierdzimy lub delikatnie zmodyfikujemy.

Ile czasu odzyskasz dzięki automatyzacji CRM?

Zaczynając od wspomnianych ankiet. Samo dodanie rekordu do systemu powiedzmy, że 5 minut.
Przygotowanie oferty, to już inna bajka. Tutaj potrzeba z pewnością 15 minut, jeśli oferujesz te same produkty np. projektowanie stron internetowych. Jeśli usługi są bardziej zaawansowane odpowiednio więcej, nawet do 1h.

Proste pytanie – ilu masz klientów i ile zapytań o ofertę? Pomnóż to razy powyższe wyniki.
Przy zaledwie 10 zainteresowanych odzyskasz 10x5minut + 10x15minut = ponad 3h miesięcznie minimum!

Co dalej, gdy freelancer rozwija się w zespół?

Na początku wystarczył mi Bigin CRM. Ale zacząłem się zastanawiać – co, jeśli w przyszłości będę chciał stworzyć mały zespół? Wtedy naturalnym kierunkiem jest sprawdzenie większych systemów.

Tutaj warto wspomnieć o Bitrix24. To platforma, którą wielu freelancerów wybiera, gdy z czasem stają się małym zespołem. Dlaczego? Bo Bitrix to już „CRM kombajn”. Oferuje masę funkcji, od zarządzania projektami, po współpracę grupową i wbudowane AI.

Na moim kanale mam specjalną serię poświęconą działaniu w bitrix:

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Podsumowanie

Dla mnie Bigin CRM okazał się strzałem w dziesiątkę. Szukałem prostego narzędzia, które pomoże mi ogarniać klientów i projekty. I to właśnie dostałem – CRM dla freelancera, który jest szybki, prosty i skuteczny.

Excel to fajny start, ale w pewnym momencie zaczyna przeszkadzać. Najprostszy CRM daje mi poczucie kontroli i pozwala skupić się na pracy, zamiast na papierologii.