Jak małe firmy mogą korzystać z automatyzacji i AI

Na co dzień pracuję z małymi firmami, które chcą wykorzystać automatyzację w swoim biznesie. Często zaczyna się od prostych pomysłów, ale z czasem systemy stają się coraz bardziej zaawansowane. Najważniejsza zasada? Każdy system oparty na sztucznej inteligencji musi mieć dostęp do Twojej unikalnej bazy wiedzy.

Dlaczego to takie istotne? Bo jeśli model nie zostanie odpowiednio wytrenowany, odpowiada tylko ogólnikowo – tak jak zwykły ChatGPT. A wtedy, gdy klient zapyta o Twoje produkty, zamiast konkretnej oferty usłyszy coś przypadkowego lub, co gorsza, sugestię dotyczącą konkurencji. Dlatego odpowiednia konfiguracja i ustawienie modelu to klucz do sukcesu.

Zacznijmy od obszaru, z którym klienci najczęściej zgłaszają się do mnie – automatyzacji obsługi klienta.

Automatyzacja obsługi klienta – najpopularniejsze rozwiązania

1. Czatbot AI na stronie internetowej

Jeśli masz własną stronę www, to jeden z najlepszych kroków na start.
Klienci, którzy odwiedzają Twoją stronę, często dzwonią z powtarzalnymi pytaniami:

Bez czatbota muszą zadzwonić lub wysłać maila, a czasem – jeśli nie znajdą odpowiedzi – szukają jej u konkurencji.

Z czatbotem sytuacja wygląda inaczej: klient wpisuje pytanie i natychmiast dostaje przekonującą odpowiedź. To nie tylko odciąża pracowników, ale przede wszystkim zatrzymuje klienta u Ciebie.

Co jeszcze lepsze – odpowiednio przygotowany czatbot na stronę WWW, może zachowywać się jak przeszkolony sprzedawca, który zna Twoją ofertę.

2. Automatyczne odpowiedzi na maila

To poziom wyżej, bo maile są zwykle bardziej szczegółowe i wymagają więcej wiedzy. System może działać na dwa sposoby:

• odpowiadać automatycznie,
• przygotowywać wiadomości w wersji roboczej – to polecam szczególnie na początek

Wtedy pracownik tylko czyta i zatwierdza gotową odpowiedź. W praktyce skraca to czas obsługi o około 75%. Dzięki temu firma może odpowiadać na więcej wiadomości w krótszym czasie, a klient dostaje informację szybciej.

3. Boty na inne platformy

Coraz więcej klientów kontaktuje się przez WhatsApp, Telegram, Messenger czy Instagram. Automatyzacja działa także tutaj.

Wdrożenie takich rozwiązań jest trudniejsze niż na stronie www, ale daje ogromne korzyści:

• klient pisze w kanale, którego używa na co dzień,
• firma odpowiada natychmiast, nawet poza godzinami pracy,
• obsługa staje się spójna na różnych platformach.
  

Z mojego doświadczenia wynika, że to świetny krok w dalszym etapie rozwoju automatyzacji.

Automatyczne tworzenie treści – blog i social media

1. Blog i SEO

Choć sposób korzystania z wyszukiwarek się zmienia, blog nadal jest ważny. Dlaczego? Bo narzędzia takie jak ChatGPT, Perplexity czy Gemini przeszukują internet i jeśli znajdą wartościowe treści na Twojej stronie, mogą odwołać się właśnie do Ciebie albo nawet podlinkować Twoją ofertę.

Problem w tym, że tworzenie treści jest czasochłonne i kosztowne. Zlecenie profesjonalnemu copywriterowi napisania jednego artykułu to około 300 zł. Jeśli publikujesz jeden tygodniowo, to inwestycja rzędu 1200 zł miesięcznie.

Automatyzacja rozwiązuje ten problem. Możesz generować np. trzy artykuły tygodniowo bez dodatkowych kosztów. W efekcie inwestycja zwraca się już w pierwszym miesiącu.

2. Treści w social media

Tutaj automatyzacja wygląda inaczej. Posty z social mediów rzadko są widoczne w wyszukiwarkach, ale ich zadaniem jest utrzymanie kontaktu z fanami i potencjalnymi klientami.

Pomyśl – od kogo chętniej kupi klient: od firmy, która opublikowała post 2 godziny temu, czy od tej, której ostatnia publikacja była dwa miesiące temu?

Proponuję dwa rozwiązania:

• pełna automatyzacja
• system, który tworzy publikacje w Twoim stylu.

Przykład: przesyłasz agentowi AI zdjęcie z realizacji (np. skończony remont mieszkania, namalowany obraz, zakończone szkolenie) i kilka luźnych zdań: „ten obraz niedługo pojawi się w salonie pani Anny”. AI zamienia to w gotowy post. To szybkie, naturalne i spójne z Twoją komunikacją.

Sam korzystam jeszcze z trzeciej opcji, czyli na podstawie filmu który dodaje na mój kanał o sztuczną inteligencji na youtubie AI przygotowuje dla mnie:

• Posta na Linkedin
• Pomysł na newsletter – temat i treść maila

W ten sposób treści są nadal mocno moje, a w postach zachęcam po więcej do zobaczenia kanału.

Automatyczna segregacja dokumentów – proste rozwiązanie, duży efekt

Na koniec przykład, który nie jest widowiskowy, ale bardzo praktyczny – automatyzacja dokumentów.

Ustalamy system tak, by faktury i inne dokumenty trafiały automatycznie do odpowiedniego działu. Mogą być przesyłane na specjalny dysk w chmurze, do którego dostęp ma księgowa, albo bezpośrednio na jej maila.

To rozwiązanie:

• oszczędza czas,
• eliminuje ryzyko błędów,
• wprowadza porządek w administracji.
  

Podsumowanie

Automatyzacja w małych firmach nie musi być skomplikowana ani kosztowna. Najważniejsze, by wdrażać ją krok po kroku i zawsze pamiętać o jednym – system AI musi działać w oparciu o Twoją bazę wiedzy.

Czatboty, automatyczne odpowiedzi na maile, boty na platformach społecznościowych, generowanie treści i segregacja dokumentów – to rozwiązania, które naprawdę działają. Dzięki nim klienci szybciej otrzymują odpowiedzi, a Ty odzyskujesz czas na rozwój firmy.

Pierwszy krok? Wybierz jedno rozwiązanie i przekonaj się, jak szybko pojawią się efekty.

Jeśli chcesz abym wdrożył od macać do twojej firmy to skontaktuj się ze mną kontakt@admin

Jeśli chcesz to zrobić samodzielnie, to na moim kanale YouTube znajdziesz mnóstwo praktycznych poradników na temat tworzenia automatyzacji i wykorzystania AI w biznesie: